はじめに

外国人の採用を検討したいが手続きが難しいのでは?といったお悩みを良く耳にします。
実は、外国人を採用した場合も、社会保険や給与計算などは日本人と同じです。大きく違う点としては、在留資格(就労ビザ等)の取得や更新などになります。

この記事では、外国人を正社員として採用した場合と、外国人留学生を採用した場合の手続きについて解説します。

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外国人を面接する前に就労ビザを確認する

外国人を採用する際に、まず行わなければならない重要なステップは、在留資格(ビザ)の確認です。

外国人の在留資格の確認は、本格的な面接に入る前に行うことをおすすめします。なぜ面接前に在留資格を確認するのか。それは、在留資格には日本で働けるものと、そうでないものがあるからです。

例えば、留学生をアルバイトで採用する場合でも確認は必要です。留学生は、学習や研究のため日本に留学しているので、「資格外活動許可」を受けていないと、アルバイトをすることができません

また正社員として外国人を採用する場合、その多くは「技術・人文学・国際業務」の在留資格、いわゆる「就労ビザ」で採用することになりますが、就労ビザの申請手続きは雇用契約書を締結していることが前提となります。正社員として外国人を採用する場合、就労ビザを取得できる見込みがあるかを事前に確認することも大切です。

外国人を採用する場合のチェックポイント

  • 在留カード(在留資格の種類、期間、資格外活動許可の有無)
  • 学歴や職歴(卒業証明書や成績証明書など)

※正社員で採用する場合、専攻内容と仕事内容の関連性もしくは、10年以上の実務経験があることで、「技術・人文学・国際業務」の就労ビザを取得しやすくなります。

外国人の在留資格の種類について

在留資格の種類が「永住者・定住者」「日本人の配偶者」の場合、改めて就労ビザを取得する必要はありません。これらの在留資格を持つ外国人は、職種の制限がなく日本人と同じ条件で働くことができます。

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採用を決定したら雇用契約書を作成する

外国人を「技術・人文学・国際業務」の在留資格で採用する場合の、次のステップは雇用契約書の作成です。外国人の雇用契約書も、基本的に日本人の雇用契約書と作成方法は変わりません。

外国人の雇用契約書に関するポイント3つ

  • 母国語など外国人が理解できる言語で作成する
  • 業務内容は、外国人の学歴や職歴に関連したもの
  • 就労ビザの許可が降りない場合の一文を添える

※就労ビザの申請手続きは雇用契約書を締結していることが前提となりますが、申請したからといって許可が降りるとは限りません。雇用契約書には「就労可能な在留資格の許可および在留期間の更新」などを条件として明記し、採用予定の外国人にも就労ビザが下りなかった場合には採用を取り消す旨を説明しておきましょう。

就労ビザの申請手続きをする

就労ビザの申請手続きは、採用する企業の所在地を管轄する入国管理局に行います。
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すでに日本で働いている外国人を中途採用する場合

外国人を中途採用する場合、前職と同じ仕事内容であれば、就労ビザの申請手続きではなく、「就労資格証明書交付申請」を行い、自社で採用が可能かを入国管理局に判断してもらいましょう。

就労資格証明書交付申請の手続きに必要なもの
  • 就労資格証明書交付申請書
  • 在留カード(在留カードとみなされる外国人登録証明書を含む)
  • パスポート
  • 前職の退職証明書・源泉徴収票
  • 学歴または職歴を証明する書類(大学または専門学校の卒業証明書、成績証明書あるいは過去の勤務先の在職証明書など)
  • 履歴書
  • 前年分の従業員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表のコピー(受付印のあるもの)
  • 会社の登記事項証明書
  • 会社の定款のコピー
  • 会社案内またはホームページの写し
  • 直近年度の貸借対照表、損益計算書のコピー
  • 採用理由書
  • 雇用契約書

 

留学生を新卒社員として採用する場合

留学生を採用する場合、在留資格を就労可能なビザに変更する必要があります。原則として本人が手続きを行なうことになっていますが、行政書士や弁護士が代行することも許されています。近年では、雇用主である企業が行政書士などに依頼して、一括で手続きを行なうことも多くなっています。

在留資格変更許可申請の手続きに必要なもの
  • 在留資格変更申請書(法務省の公式ウェブサイトでダウンロード可能)
  • 在留カード(在留カードとみなされる外国人登録証明書を含む)
  • パスポート
  • 履歴書
  • 学校の卒業証明書または卒業見込証明書(原本)
  • 入国管理局宛の申請理由書
  • 住民票
  • 納税・課税証明書(近年は先出する事が多くなっています)
  • 雇用契約書(就労ビザの申請には雇用契約の締結が必要です)
  • 会社の登記簿謄本=履歴事項全部証明書(原本を提出する必要があります)
  • 会社案内またはホームページの写し

就労ビザの審査は1~3ヶ月が必要

在留資格変更許可申請は入国管理局で行われます。1ヶ月から3ヶ月ほど期間がかかるのが一般的です。就労ビザは手続きを行なえば必ず認められるものではありません。2018年の統計によると約16%が不許可となっています。

在留資格変更に伴う審査のポイント

  • 仕事内容と学歴・職歴の関連性
  • 採用予定の外国人の前科の有無
  • 採用する企業の財務状況
  • 採用予定の外国人の給与水準

前述した通り仕事内容が、外国人が卒業または卒業予定の大学や専門学校での専攻内容に関連していることが重要です。その他にも、採用予定の企業の財務状況が安定していない場合や、採用予定の外国人の給与水準が極端に低い場合や、同職種の日本人より低い場合などは、就労ビザの許可が降りない場合があります。

外国人を採用後した後の手続きと注意点

外国人を採用した際には、法律上ハローワークに「外国人雇用状況届出書」の届け出が義務付けられています。ただし、採用した外国人が雇用保険に加入する場合は、雇用保険の手続きと兼ねることができます。
ハローワークでの詳しい手続きについてはこちら

担当業務に制限がある認識を

技術・人文知識・国際業務の就労ビザで外国人を採用した場合、在留資格にもとづく業務のみ担当することが許されます。単純労働は認められていません。場合によっては採用した企業が不法就労助長罪に問われることもあるので、部署異動の際など、十分に気を付けましょう。

在留資格(就労ビザ)の管理

在留資格は一定期間で更新を行う必要があります。基本的には外国人本人が管理しますが、在留期間を過ぎた外国人を雇用していると、採用した企業も不法就労助長罪という犯罪に問われることがあるので、会社としても注意をしていく必要があります。
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まとめ

今回は外国人を採用する際の手続きについて解説しました。外国人の面接から就労ビザの申請、採用後の注意点まで、一連のポイントを把握いただけたかと思います。日本人の採用と比べてハードルを感じられた方は、集客~就労ビザチェック~ビザ申請代行までワンストップで行なう外国人人材紹介会社を通すのも一つの手かもしれません。本記事が、外国人採用におけるスムーズな手続きの参考になれば幸いです。

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