留学生を採用する前に理解しておきたいこと

留学生を採用するとなれば、数多くの手続きが必要なので迅速な対応が求められます。具体的には、在留資格をの変更(在留資格変更許可申請)や、外国人登録証明書の変更などがあげられますが、どの手続きも審査に1〜3ヶ月ほどかかる場合があるため、早めに地方入国管理署で申請を行なうことをお勧めします。

ここで注意したいのが、就労ビザの申請は雇用契約を約束していることが前提となるということです。しかし、申請したからといってビザが降りるとは限りません。ですから、雇用契約書には「就労可能な在留資格の許可および在留期間の更新」などを条件として明記し、留学生にも就労ビザが下りなかった場合には採用を取り消す旨を説明しておきましょう。

就労ビザを持たない外国人を働かせることは不法就労となります。不法就労は雇用主も罪に問われる場合があるので、留学生を採用する際には、根気よく間違いのない手続きを行なうことが大切です。

留学ビザから就労ビザへの資格変更手続きについて

留学生を採用する場合、在留資格を就労可能なビザに変更する必要があります。手続きは、留学生本人の住居地を管轄している入国管理局で行います。原則として本人が手続きを行なうことになっていますが、行政書士や弁護士が代行することも許されています。近年では、雇用主である企業が行政書士などに依頼して、一括で手続きを行なうことが多くなっています。

本人(留学生)が用意する物

・在留資格変更申請書(法務省の公式ウェブサイトでダウンロード可能)
・外国人登録証明書
・パスポート
・履歴書
・学校の卒業証明書または卒業見込証明書(原本を提出する必要があります)
・入国管理局宛の申請理由書
・住民票
・納税・課税証明書(一般的には追加書類を求められた時で問題ないですが、最近では先出する事が多くなっています)

雇用する企業が用意する物

・ 雇用契約書(就労ビザの申請には雇用契約の締結が必要です)
・ 登記簿謄本=履歴事項全部証明書(原本を提出する必要があります)
・ 会社の事業内容がわかる物(パンフレットなど)

外国人登録証明書の変更手続きについて

外国人登録証明書の変更手続きは、就労ビザの交付後2週間(14日)以内に留学生本人がしなければなりません。本人がこのことを把握していない可能性もありますので、採用した留学生にしっかり伝えておきましょう。

加えて、留学生はこれらの手続きをはじめて行なうので、戸惑うことも多いはずです。各種書類の入手方法や手続きの流れは雇用主となる企業がサポートするのが最適でしょう。

また、なかには外国人登録証明書を無くしてしまった…という留学生もいます。その場合には、再交付の申請をしなければなりません。そうしたことも踏まえて、留学生の採用が決まった時点で、就労ビザの申請だけでなく、外国人登録証明書の変更手続きの準備も同時に進めることを進めします。

変更に必要な物

・パスポート
・外国人登録証明書
・変更を証明する文書

まとめ:留学生の採用は企業のサポートが重要

留学生を採用する際の手続きは、書類の不備などで就労ビザが下りなかった場合に内定取り消しの事態に繋がりかねません。留学生本人への影響はもちろん、優秀な人材を逃すことや採用にかけた時間やコストを考えると雇用主にとっても大きな痛手です。

不慣れな留学生に丸投げするより、雇用する企業側がサポートするほうが効率的であることは間違いありません。もし申請に自信がない場合は、行政書士や弁護士に相談するか、採用そのものを人材紹介会社に依頼して手続きに関するサポートを受けるのもひとつの手です。

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